Paie

Le module de préparation de paie vous permet de rassembler mois par mois l’ensemble des éléments variables nécessaires à l’établissement des bulletins de salaire. Vous exportez ensuite ces données vers votre logiciel de paie ou votre cabinet comptable en quelques clics.

Note

Scolarium ne calcule pas les bulletins de paie et n’édite pas les fiches définitives. L’outil prépare les éléments variables (absences, primes, heures supplémentaires, indemnités) que vous transmettez à votre prestataire de paie habituel.

Tableau de bord de la paie

Le tableau de bord présente une vue d’ensemble de la situation de paie de votre établissement.

Période en cours

La période active est mise en évidence avec un résumé des éléments déjà saisis. Vous accédez directement au détail de cette période en cliquant sur la carte.

Statistiques rapides

Des indicateurs vous renseignent sur :

• Le nombre total de périodes créées.
• Les périodes en cours de préparation.
• Les périodes en attente de validation.
• Les périodes déjà exportées.

Approbations en attente

Si vous êtes directeur ou administrateur, vous voyez les périodes soumises pour validation par les responsables RH. Vous pouvez les approuver ou les renvoyer en correction.

Périodes de paie

Les éléments de paie sont organisés par période mensuelle. Chaque période suit plusieurs étapes : brouillon, préparation, validation, export.

Créer une période

1. Depuis le tableau de bord ou la page Périodes, cliquez sur Nouvelle période.
2. Sélectionnez l’année et le mois concernés.
3. Ajoutez une note si nécessaire (par exemple : « Primes de fin d’année incluses »).
4. Cliquez sur Créer.

Consulter les périodes

1. Rendez-vous sur la page Périodes.
2. Filtrez par année ou par statut (brouillon, en cours, validé, exporté).
3. Cliquez sur une période pour accéder à son détail.

Détail d’une période

La page de détail d’une période affiche toutes les informations nécessaires à la validation mensuelle.

• La liste des employés concernés avec leurs éléments variables.
• Les absences du mois (congés, maladie, etc.) avec calcul automatique des retenues selon vos règles.
• Les primes et indemnités ajoutées manuellement.
• Un résumé avec les totaux par catégorie.

Valider une période

1. Une fois tous les éléments saisis, cliquez sur Soumettre pour validation.
2. La période passe en statut En attente de validation.
3. Le directeur ou administrateur reçoit une notification et peut valider depuis son tableau de bord.

Exporter une période validée

1. Depuis le détail d’une période validée, cliquez sur Exporter.
2. Choisissez le format d’export souhaité.
3. Le fichier est téléchargé et la période passe en statut Exportée.

Supprimer une période

Seules les périodes au statut Brouillon peuvent être supprimées.

1. Depuis la liste des périodes, cliquez sur l’icône de suppression.
2. Confirmez dans la boîte de dialogue.

Attention

La suppression d’une période est irréversible. Toutes les données saisies pour cette période seront perdues définitivement.

Paramètres de paie

Règles de retenue pour absences

Les règles de retenue déterminent comment chaque type d’absence affecte la rémunération.

1. Rendez-vous dans Paie puis Paramètres.
2. La section Règles de retenue affiche un tableau avec :
   • Le type d’absence (congé payé, maladie, absence injustifiée…).
   • La règle de retenue applicable (pas de retenue, retenue totale, délai de carence, retenue partielle, subrogation).
   • Le délai de carence en jours, le cas échéant.
   • Le taux de retenue en pourcentage.
   • Le statut (actif ou inactif).

Ajouter une règle

1. Cliquez sur Nouvelle règle.
2. Renseignez le type d’absence, la règle de retenue, le délai de carence et le taux.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier ou supprimer une règle

1. Cliquez sur l’icône de modification ou de suppression dans le tableau.
2. Confirmez les changements.

Formats d’export

Scolarium prend en charge les formats d’export suivants vers les logiciels de paie :

• Excel : format universel compatible avec tous les tableurs.
• CSV : format texte pour les imports automatisés.
• Silae : format spécifique pour le logiciel Silae.
• PayFit : format compatible PayFit.
• ADP : format pour les solutions ADP.
• Sage Paie : format pour Sage Paie.

Astuce

Renseignez-vous auprès de votre cabinet comptable pour connaître le format d’export le plus adapté. Le format Excel est accepté par la quasi-totalité des prestataires et constitue un choix sûr par défaut.

Paramètres par défaut

La section des paramètres par défaut vous permet de définir les valeurs standard appliquées automatiquement à chaque nouvelle période de paie : taux de charges, seuils de déclenchement, comptes comptables.