Documents
L’espace Documents vous permet de gérer tous les documents de votre établissement : fichiers administratifs, accords à signer, certificats et formulaires. Deux sections complémentaires sont à votre disposition : le dépôt de documents et le centre documentaire.
Dépôt de documents
Section intitulée « Dépôt de documents »La page Documents est un espace de stockage pour les fichiers de votre établissement. Vous pouvez y déposer, consulter et partager des documents.
Déposer un document
Section intitulée « Déposer un document »- Cliquez sur le bouton Déposer un document en haut à droite de la page.
- Glissez-déposez votre fichier dans la zone prévue, ou cliquez pour parcourir vos fichiers.
- Renseignez les métadonnées : titre, catégorie et description.
- Cliquez sur Envoyer.
Une barre de progression s’affiche pendant le téléversement. Une fois terminé, le document apparaît dans la liste.
Consulter et prévisualiser un document
Section intitulée « Consulter et prévisualiser un document »Cliquez sur un document dans la liste pour ouvrir un aperçu. Selon le type de fichier, vous pouvez :
- Prévisualiser le contenu directement dans l’application (pour les PDF et les images).
- Télécharger le fichier sur votre ordinateur.
Supprimer un document
Section intitulée « Supprimer un document »- Cliquez sur l’icône Supprimer à côté du document.
- Confirmez la suppression.
Centre documentaire
Section intitulée « Centre documentaire »Le Centre documentaire est un espace structuré pour gérer les accords (documents nécessitant une signature), les certificats (attestations générées automatiquement) et les formulaires.
Accéder au centre documentaire
Section intitulée « Accéder au centre documentaire »Depuis le menu de navigation, accédez à Centre documentaire. La page d’accueil affiche :
- Le nombre d’Accords actifs et en brouillon.
- Le nombre de Certificats générés.
- Les Formulaires disponibles.
Cliquez sur la section souhaitée pour y accéder.
Gérer les accords
Section intitulée « Gérer les accords »Les accords sont des modèles de documents qui nécessitent la signature des familles (règlement intérieur, charte informatique, autorisations de sortie, etc.).
Consulter les modèles d’accords
Section intitulée « Consulter les modèles d’accords »La page Accords affiche la liste de tous vos modèles avec :
- Le Nom du modèle.
- La Catégorie (règlement, charte, autorisation, etc.).
- La Portée (tous les élèves, un cycle, une classe, etc.).
- Le Type de signature requis (en ligne, papier).
- Le Statut : brouillon ou actif.
- La Fréquence de renouvellement (annuel, ponctuel, etc.).
Créer un modèle d’accord
Section intitulée « Créer un modèle d’accord »- Cliquez sur Nouveau modèle en haut de la page.
- Renseignez le nom, la catégorie, la portée et le type de signature.
- Rédigez le contenu du document.
- Cliquez sur Enregistrer pour créer le modèle en brouillon.
Activer un modèle
Section intitulée « Activer un modèle »Un modèle en brouillon doit être activé pour être envoyé aux familles.
- Cliquez sur le bouton Activer à côté du modèle.
- Confirmez l’activation.
Une fois activé, le modèle est distribué aux familles concernées selon la portée définie.
Suivre les signatures
Section intitulée « Suivre les signatures »Pour un modèle actif, cliquez sur le modèle pour afficher le détail et accéder à la page de suivi des signatures. Vous y voyez la liste des familles avec le statut de signature de chacune (signée, en attente).
Supprimer un modèle
Section intitulée « Supprimer un modèle »- Cliquez sur l’icône Supprimer à côté du modèle.
- Confirmez la suppression.
Gérer les certificats
Section intitulée « Gérer les certificats »Les certificats sont des attestations générées automatiquement pour les élèves (certificat de scolarité, attestation de panier repas, etc.).
Consulter les certificats
Section intitulée « Consulter les certificats »La page Certificats affiche la liste des attestations générées avec :
- Le Type de certificat (scolarité, panier repas, assurance, radiation, etc.).
- Le Nom de l’élève concerné.
- La Date de génération.
Vous pouvez filtrer par type de certificat et rechercher par nom d’élève.
Générer un certificat
Section intitulée « Générer un certificat »- Cliquez sur le bouton Générer un certificat.
- Sélectionnez le Type de certificat.
- Choisissez l’Élève concerné.
- Cliquez sur Générer.
Le certificat est créé au format PDF et ajouté à la liste.
Télécharger un certificat
Section intitulée « Télécharger un certificat »Cliquez sur l’icône Télécharger à côté du certificat pour obtenir le fichier PDF.
Gérer les formulaires
Section intitulée « Gérer les formulaires »La section Formulaires du centre documentaire vous permet de créer et gérer des formulaires personnalisés (inscription, sortie scolaire, autorisation spécifique). Chaque formulaire peut être réutilisé dans les campagnes d’inscription ou distribué ponctuellement aux familles.