Finances

L’espace Finances vous offre une vision complète des revenus de votre établissement. Vous suivez les paiements reçus, gérez les factures et consultez les versements sur votre compte bancaire.

Vue d’ensemble des finances

La page principale des finances affiche deux sections accessibles par onglets :

• Paiements : la liste de tous les paiements reçus, avec les montants, les dates et les statuts.
• Soldes : le récapitulatif des soldes et des montants disponibles.

Ces informations sont synchronisées avec votre plateforme de paiement en ligne.

Note

Pour que la page des finances soit pleinement opérationnelle, la configuration des paiements en ligne doit être finalisée dans les paramètres de votre établissement. Si la configuration n’est pas terminée, une bannière vous guide vers les étapes à suivre.

Consulter les paiements

La section Paiements affiche l’historique complet des transactions. Chaque entrée indique le montant, la date, le mode de paiement et le statut de la transaction.

Consulter les versements

La page Versements est accessible depuis la section finances. Elle affiche les virements effectués vers votre compte bancaire, avec les montants et les dates de chaque versement.

Pour y accéder, cliquez sur Versements dans le menu ou sur le lien en haut de la page des finances.

Gérer les factures

La page Factures vous permet de créer, suivre et gérer toutes les factures de votre établissement.

Consulter la liste des factures

Le tableau des factures affiche pour chaque entrée :

• Numéro de facture.
• Élève concerné.
• Montant total.
• Statut : brouillon, validée, payée, en retard ou annulée.
• Date d’émission et Date d’échéance.

Vous pouvez trier et filtrer les factures par statut, par élève ou par date.

Créer une facture

1. Cliquez sur le bouton Nouvelle facture en haut de la page.
2. Sélectionnez l’Élève concerné.
3. Ajoutez les Lignes de facturation (libellé, quantité, prix unitaire).
4. Vérifiez le Montant total calculé automatiquement.
5. Cliquez sur Enregistrer pour créer la facture en mode brouillon.

Valider une facture

Une facture en brouillon doit être validée avant de pouvoir être envoyée aux familles.

1. Ouvrez la facture depuis la liste.
2. Cliquez sur Valider.
3. Confirmez l’action dans la fenêtre de confirmation.

Attention

Une fois validée, une facture ne peut plus être modifiée. Vérifiez attentivement les informations avant de valider.

Consulter le détail d’une facture

Cliquez sur une facture dans la liste pour afficher son détail complet :

• Les informations de l’élève et de la famille.
• Les lignes de facturation détaillées.
• L’historique des paiements associés, avec le mode de paiement (espèces, chèque, virement, carte, prélèvement SEPA ou paiement en ligne).
• Le montant restant dû.

Supprimer une facture

Seules les factures en brouillon peuvent être supprimées.

1. Cliquez sur l’icône Supprimer à côté de la facture.
2. Confirmez la suppression.

Astuce

Utilisez les filtres par statut pour afficher rapidement les factures en attente de paiement et relancer les familles concernées.

Facturation automatique

Scolarium génère automatiquement les factures récurrentes (frais de scolarité mensuels, panier repas, etc.) selon le calendrier configuré. Les règles de facturation sont vérifiées chaque jour afin de produire les factures aux bonnes dates, sans risque de doublon.

Vous retrouvez ces factures générées automatiquement dans la liste des factures, au statut Brouillon ou Validée selon votre configuration.

Note

Si une génération automatique échoue (par exemple faute de configuration complète), une bannière d’alerte s’affiche sur votre tableau de bord pour vous inviter à régulariser la situation.

Corbeille des factures

Les factures supprimées sont déplacées vers la Corbeille, accessible depuis la page des factures. Vous pouvez les restaurer ou les supprimer définitivement.