Gestion des utilisateurs

La page de gestion des utilisateurs vous permet de créer des comptes, d’attribuer des rôles, de réinitialiser des mots de passe et de désactiver les accès. Chaque utilisateur est rattaché à un ou plusieurs établissements avec des rôles spécifiques.

Consulter la liste des utilisateurs

Le tableau affiche tous les utilisateurs de votre établissement avec les colonnes suivantes :

• Nom : nom complet de l’utilisateur.
• E-mail : adresse de connexion.
• Rôle(s) : un ou plusieurs badges indiquant les rôles attribués.
• Statut : Actif ou Inactif.

Utilisez la barre de recherche pour filtrer par nom ou e-mail. Les résultats sont paginés par groupes de 20.

Note

Sur mobile, les utilisateurs apparaissent sous forme de fiches avec un avatar, le nom, l’e-mail, les rôles et le statut.

Inviter un nouvel utilisateur

Scolarium privilégie un système d’invitation par e-mail plutôt que la création directe d’un mot de passe. Cette approche est plus sûre (chaque utilisateur définit lui-même son mot de passe) et facilite l’utilisation des connexions Google ou Microsoft.

1. Cliquez sur le bouton Inviter en haut à droite.
2. Renseignez le Nom, l’E-mail et sélectionnez un ou plusieurs rôles à attribuer.
3. Cliquez sur Envoyer l’invitation.

L’utilisateur reçoit un e-mail contenant un lien sécurisé. En le suivant, il choisit son mot de passe ou se connecte directement avec Google ou Microsoft. Tant que l’invitation n’est pas acceptée, le compte apparaît dans l’onglet Invitations en attente avec la possibilité de renvoyer ou révoquer l’invitation.

Astuce

Vous pouvez attribuer plusieurs rôles à un même utilisateur. Par exemple, un directeur qui est aussi parent d’un élève peut avoir les rôles Directeur et Parent.

Note

Le lien d’invitation a une durée de validité de plusieurs jours. S’il expire avant que l’utilisateur ne l’utilise, ouvrez l’onglet Invitations en attente et cliquez sur Renvoyer l’invitation : un nouvel e-mail est généré.

Importer plusieurs utilisateurs (CSV)

Pour les rentrées scolaires ou les arrivées de groupes, l’import par fichier CSV permet d’inviter plusieurs personnes en une seule opération.

1. Cliquez sur Importer > Importer depuis un fichier CSV.
2. Téléchargez le modèle CSV proposé pour vous assurer du format attendu (colonnes : nom, prénom, e-mail, rôles).
3. Complétez le fichier dans votre tableur, puis enregistrez-le au format CSV.
4. Glissez-déposez le fichier dans la zone d’import (ou cliquez sur Parcourir).
5. Vérifiez l’aperçu : Scolarium affiche les lignes valides, les éventuelles erreurs (e-mail invalide, rôle inconnu) et les doublons détectés.
6. Cliquez sur Lancer l’import.

Une fois l’import lancé, chaque ligne valide donne lieu à une invitation envoyée par e-mail. Vous suivez l’avancement de l’import depuis la page Invitations en attente.

Attention

L’import ne crée pas directement de compte actif : il déclenche l’envoi d’invitations. Les utilisateurs n’apparaissent dans la liste principale qu’une fois leur invitation acceptée.

Les rôles disponibles

En tant qu’administrateur, vous pouvez attribuer tous les rôles suivants :

Rôle	Description
Administrateur	Accès complet à tous les établissements et paramètres
Directeur	Gestion quotidienne d’un établissement
Enseignant	Gestion des classes, notes et présences
Parent	Consultation des informations de ses enfants
Employé	Accès au portail RH
Coordinateur pédagogique	Supervision pédagogique
Responsable des locaux	Gestion des bâtiments et équipements
Agent d’entretien	Suivi des tâches d’entretien

Attention

Seuls les administrateurs peuvent attribuer le rôle Administrateur. Les directeurs ne peuvent attribuer que les rôles opérationnels (Enseignant, Parent, Employé, etc.).

Connexion Google et Microsoft

Vos utilisateurs peuvent se connecter de trois manières selon la configuration de votre établissement :

• Mot de passe : e-mail et mot de passe classiques.
• Google : connexion avec un compte Google (Gmail ou Workspace).
• Microsoft : connexion avec un compte Microsoft professionnel (Outlook, Microsoft 365).

Lorsqu’un utilisateur se connecte pour la première fois via Google ou Microsoft avec une adresse déjà enregistrée dans Scolarium, les deux comptes sont automatiquement associés. Aucune action n’est nécessaire de votre part.

Astuce

La connexion par Google ou Microsoft simplifie la gestion des mots de passe pour vos équipes et renforce la sécurité grâce à l’authentification de votre fournisseur d’identité.

Modifier un utilisateur

1. Cliquez sur le bouton Modifier (icône crayon) à côté de l’utilisateur.
2. Modifiez les informations souhaitées (nom, e-mail, rôles, statut).
3. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier les rôles d’un utilisateur

Lorsque vous modifiez les rôles d’un utilisateur, l’ancien jeu de rôles est intégralement remplacé par le nouveau. Si le rôle actif de l’utilisateur est retiré, le rôle ayant la priorité la plus haute parmi ceux restants devient automatiquement son rôle actif.

Note

Certains rôles (Enseignant, Parent) nécessitent qu’un profil correspondant existe pour l’utilisateur. Le système vérifie cette condition avant d’enregistrer.

Réinitialiser le mot de passe

1. Cliquez sur le bouton Réinitialiser le mot de passe (icône clé) à côté de l’utilisateur.
2. Une boîte de dialogue de confirmation s’affiche avec le nom et l’e-mail de l’utilisateur.
3. Cliquez sur Confirmer pour envoyer un e-mail de réinitialisation.

L’utilisateur reçoit un e-mail contenant un lien sécurisé pour créer un nouveau mot de passe.

Retirer un utilisateur d’un établissement

Depuis la refonte du modèle d’identité de Scolarium, le compte d’un utilisateur est dissocié du rôle qu’il exerce dans un établissement. Retirer un utilisateur d’un établissement supprime uniquement son rôle dans cet établissement ; son compte Scolarium reste actif et peut continuer à exister dans d’autres établissements ou être conservé sans rôle.

Deux mécanismes existent selon le contexte :

L’utilisateur quitte de lui-même un établissement

Un utilisateur peut, depuis ses propres paramètres, choisir de quitter un établissement auquel il est rattaché. Cette action retire son rôle dans cet établissement. L’historique des données qu’il a saisies (notes, messages, etc.) est conservé pour les besoins de l’établissement.

L’administrateur retire un utilisateur de son établissement

1. Cliquez sur le bouton Retirer de l’établissement (icône de sortie) à côté de l’utilisateur.
2. Confirmez l’action dans la boîte de dialogue.

Le compte de l’utilisateur n’est pas supprimé : il reste actif et conserve l’accès aux autres établissements auxquels il est éventuellement rattaché.

Attention

Vous ne pouvez pas retirer le dernier administrateur d’un établissement, ni vous retirer vous-même si vous êtes le seul administrateur. Le système refuse l’opération avec un message « Impossible de retirer le dernier administrateur ». Pour pouvoir le faire, transférez d’abord le rôle Administrateur à un autre utilisateur.

Note

La distinction entre désactivation (l’utilisateur ne peut plus se connecter du tout) et retrait (l’utilisateur ne fait plus partie de cet établissement, mais peut continuer à utiliser Scolarium dans d’autres écoles) est importante. Choisissez la désactivation pour les départs définitifs et le retrait pour réorganiser les rattachements multi-écoles.

Créer un deuxième établissement pour mon compte

En tant qu’administrateur déjà rattaché à un établissement, vous pouvez créer un nouvel établissement sans changer de compte. Votre identité (e-mail, mot de passe, comptes connectés Google ou Microsoft) reste identique ; seule la liste des écoles administrées s’allonge.

1. Cliquez sur la pastille de contexte de la barre latérale, puis sur Voir tous mes espaces pour ouvrir la page Mes espaces.
2. Cliquez sur + Créer un nouvel établissement.
3. L’assistant de création habituel s’ouvre : nom, mode de configuration, choix de la formule (Essentiel ou Pro avec essai de 30 jours).
4. Validez la création. Le nouvel établissement apparaît immédiatement dans votre sélecteur d’écoles.

Attention

Une limite de 5 établissements administrés par compte s’applique par défaut. Cette limite est un garde-fou anti-abus et ne concerne que le rôle Administrateur : un même compte peut être enseignant ou parent dans un nombre illimité d’établissements supplémentaires. Si vous tentez de créer une 6e école comme administrateur, l’opération est refusée avec un message « Vous administrez déjà 5 établissements (limite maximale) ». Contactez le support à contact@scolarium.fr pour relever la limite.

Astuce

Pour les réseaux d’écoles dont vous gérez plus de 5 établissements, demandez l’activation de la vue réseau auprès du support : elle regroupe les indicateurs financiers et opérationnels de toutes les écoles du compte sur un tableau de bord unique.

Désactiver et réactiver un utilisateur

La désactivation est l’action recommandée lorsqu’un utilisateur quitte l’établissement temporairement ou définitivement, sans nécessité d’effacer ses données.

1. Cliquez sur le bouton Désactiver (icône cadenas) à côté de l’utilisateur.
2. Confirmez l’action dans la boîte de dialogue.

L’utilisateur ne peut plus se connecter, mais son historique (notes saisies, messages, signatures) est conservé pour les besoins de l’établissement.

Pour réactiver un compte désactivé, repérez-le dans la liste (un badge Inactif s’affiche sur sa ligne) et cliquez sur Réactiver. L’utilisateur retrouve immédiatement son accès.

Astuce

Filtrez la liste sur Statut : Inactif depuis le filtre en haut du tableau pour retrouver rapidement tous les comptes désactivés.

Demande de suppression (RGPD)

À la différence de la désactivation, la suppression d’un compte efface définitivement les données personnelles de l’utilisateur. Pour respecter le Règlement général sur la protection des données (RGPD), Scolarium ne supprime jamais un compte de manière immédiate : la demande passe par une étape de validation.

1. Cliquez sur le bouton Supprimer (icône corbeille) à côté de l’utilisateur.
2. Saisissez le motif de la demande dans la boîte de dialogue (par exemple : « demande de l’utilisateur conformément à son droit à l’effacement »).
3. Confirmez la demande.

Une demande de suppression RGPD est créée. L’utilisateur reçoit un e-mail l’informant de la demande. Un délai de rétention permet à votre équipe de revenir en arrière si nécessaire (par exemple, en cas de demande envoyée par erreur). À l’expiration de ce délai, les données personnelles de l’utilisateur sont effacées de manière irréversible.

Vous suivez l’état des demandes RGPD depuis l’onglet Demandes de suppression :

• En attente : la demande est créée mais le délai de rétention n’est pas écoulé. Vous pouvez annuler la demande.
• Effectuée : les données ont été supprimées. L’historique anonymisé peut subsister pour les besoins comptables ou réglementaires.

Attention

Une fois les données effacées, l’opération est irréversible. Si vous souhaitez simplement bloquer l’accès, utilisez la Désactivation : elle préserve l’historique et permet une réactivation ultérieure.

Attention

Un directeur ne peut pas demander la suppression d’un compte administrateur. Seuls les administrateurs peuvent traiter les demandes RGPD concernant d’autres administrateurs.