Onboarding et offboarding

Le module d’onboarding (intégration) et d’offboarding (départ) vous permet de structurer l’accueil de chaque nouveau collaborateur et d’organiser les départs de manière fluide. Modèles de processus, listes de tâches et suivi de l’équipement garantissent que rien n’est oublié.

Tableau de bord

Le tableau de bord de l’onboarding présente une vue d’ensemble des processus en cours.

Indicateurs

Des cartes de statistiques vous informent sur :

• Le nombre de processus en cours.
• Les tâches en retard nécessitant une action urgente.
• Les prochaines arrivées dans les 30 jours.
• Les départs programmés.

Alertes

Un panneau d’alertes signale les tâches urgentes : documents manquants, équipement non attribué, tâches en retard. Cliquez sur une alerte pour accéder directement au processus concerné.

Arrivées et départs à venir

Deux listes présentent les processus d’intégration et de départ programmés dans les prochaines semaines. Cliquez sur un processus pour accéder à sa fiche détaillée.

Processus

Un processus représente le parcours complet d’un collaborateur lors de son arrivée (onboarding) ou de son départ (offboarding).

Consulter les processus

1. Rendez-vous sur la page Processus.
2. Filtrez par type (intégration, départ, transition), statut (en cours, terminé, annulé) ou recherche par nom.
3. Cliquez sur un processus pour accéder à son détail.

Créer un processus d’intégration

1. Cliquez sur Nouvelle intégration.
2. L’assistant de création vous guide en plusieurs étapes :
   • Sélection de l’employé : choisissez le collaborateur concerné.
   • Choix du modèle : sélectionnez un modèle d’intégration adapté au poste.
   • Attribution des responsables : désignez les personnes chargées de chaque catégorie de tâches.
   • Personnalisation : ajustez les tâches et les délais si nécessaire.
3. Cliquez sur Lancer le processus.

Créer un processus de départ

1. Cliquez sur Nouveau départ.
2. L’assistant est similaire à celui de l’intégration, avec des tâches spécifiques au départ : restitution de l’équipement, désactivation des accès, entretien de sortie.

Suivi d’un processus

La fiche détaillée d’un processus affiche :

• Les informations de l’employé et le modèle utilisé.
• La progression globale en pourcentage.
• La liste des tâches avec leur statut (en attente, en cours, terminé, ignoré).
• Les documents collectés et ceux restant à fournir.

Astuce

Cliquez sur une tâche pour voir ses instructions détaillées, la marquer comme terminée ou l’ignorer en indiquant un motif. Tous les changements sont horodatés et tracés.

Modèles

Les modèles définissent la structure standard d’un processus d’intégration ou de départ. Ils contiennent les listes de tâches à accomplir.

Consulter les modèles

1. Rendez-vous sur la page Modèles.
2. Filtrez par type (intégration, départ, transition) et par statut (actif, inactif).
3. La barre de recherche permet de retrouver un modèle par nom.

Créer un modèle

1. Cliquez sur Nouveau modèle.
2. Renseignez les informations générales :
   • Code et nom du modèle.
   • Type : intégration, départ ou transition.
   • Types de postes concernés.
   • Durée estimée (jours avant et après la date d’arrivée ou de départ).
   • Tags pour faciliter la recherche.
3. Ajoutez les tâches du modèle :
   • Titre et description de la tâche.
   • Responsable (RH, manager, IT, employé lui-même…).
   • Catégorie (administratif, IT, formation, équipement…).
   • Priorité (haute, moyenne, basse).
   • Délai par rapport à la date d’arrivée.
   • Options : tâche obligatoire, nécessite un document, nécessite une signature.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier, dupliquer ou supprimer un modèle

• Modifier : cliquez sur l’icône de modification pour mettre à jour le modèle et ses tâches.
• Dupliquer : créez une copie du modèle pour l’adapter à un autre type de poste.
• Activer/Désactiver : un modèle inactif n’apparaît plus dans la liste de sélection lors de la création d’un processus.
• Supprimer : supprimez définitivement un modèle inutilisé.

Attention

La suppression d’un modèle n’affecte pas les processus déjà créés à partir de ce modèle. Ceux-ci continuent de fonctionner normalement jusqu’à leur terme.

Mes tâches

La page Mes tâches affiche toutes les tâches d’onboarding qui vous sont assignées personnellement.

1. Rendez-vous sur Mes tâches.
2. Filtrez par statut : en attente, en cours, terminé.
3. Cliquez sur une tâche pour voir ses instructions détaillées.
4. Marquez la tâche comme Terminée ou Ignorée (avec un motif).

Astuce

Consultez régulièrement cette page pour ne manquer aucune action à effectuer lors de l’arrivée d’un nouveau collègue ou du départ d’un collaborateur.

Équipement

Le module d’équipement vous permet de suivre l’inventaire du matériel attribué aux employés.

Consulter l’inventaire

1. Rendez-vous sur la page Équipement.
2. Filtrez par catégorie (ordinateur, téléphone, badge, clés, mobilier…), statut (disponible, attribué, restitué, perdu…) ou état (neuf, excellent, bon, correct, mauvais).

Attribuer un équipement

1. Cliquez sur Attribuer sur la fiche d’un équipement disponible.
2. Sélectionnez l’employé destinataire.
3. Notez l’état du matériel au moment de l’attribution.
4. Ajoutez des notes si nécessaire.
5. Confirmez l’attribution.

Restituer un équipement

1. Cliquez sur Restituer sur la fiche d’un équipement attribué.
2. Notez l’état du matériel au retour.
3. Ajoutez des remarques (dommages constatés, accessoires manquants, etc.).
4. Confirmez la restitution.

Note

Le suivi de l’équipement est particulièrement utile lors des processus d’onboarding (attribution du matériel) et d’offboarding (récupération du matériel). Il vous évite les oublis au moment du départ d’un collaborateur.