Inscriptions

La page Inscriptions vous permet de gérer les campagnes d’inscription de votre établissement. Vous créez des campagnes pour les nouvelles inscriptions ou les réinscriptions, puis suivez chaque dossier de candidature jusqu’à son acceptation.

Comprendre les campagnes d’inscription

Une campagne d’inscription est une période définie pendant laquelle les familles peuvent soumettre leurs demandes. Deux types de campagnes existent :

• Nouvelle inscription : pour les familles qui souhaitent inscrire un enfant pour la première fois.
• Réinscription : pour les élèves déjà inscrits qui renouvellent leur inscription pour l’année suivante.

Chaque campagne possède un statut qui évolue au fil du temps : Brouillon, Ouverte, Fermée ou Terminée.

Le parcours du parent : compte d’abord, candidature ensuite

Depuis la refonte du parcours d’inscription, chaque candidature est obligatoirement rattachée à un compte parent. Ce changement vous apporte plusieurs garanties :

• Identité vérifiée : l’adresse e-mail du parent est confirmée avant la soumission du dossier.
• Suivi côté famille : les parents disposent d’un espace Mes candidatures où ils consultent l’avancement de chaque dossier en temps réel.
• Communication centralisée : tous les échanges relatifs à la candidature s’affichent dans le même compte que le futur espace parent, sans changement de connexion.

Le parcours côté famille se déroule ainsi :

1. Le parent ouvre le lien public de la campagne (ou s’inscrit depuis votre site internet).
2. Il crée son compte Scolarium ou se connecte si une adresse e-mail correspond déjà à un compte existant. La connexion par Google ou Microsoft est également proposée.
3. Une fois connecté, il complète l’assistant de candidature étape par étape (informations enfant, parents, documents, frais). L’assistant enregistre automatiquement chaque étape : le parent peut quitter le navigateur et reprendre plus tard sans rien perdre.
4. À la soumission, la candidature apparaît dans votre onglet Demandes et est immédiatement visible par le parent dans son espace.

Note

Si une famille ne possède pas encore d’adresse e-mail ou rencontre une difficulté technique, vous pouvez créer la candidature manuellement depuis le tableau de bord : un compte parent est alors généré et une invitation est envoyée à l’adresse fournie.

Consulter les campagnes

La page principale affiche la liste de vos campagnes sous forme de cartes ou de tableau. Vous pouvez filtrer par :

• Type : nouvelle inscription ou réinscription.
• Statut : brouillon, ouverte, fermée, terminée.
• Cycle : maternelle, primaire, collège, lycée.

Le filtre par cycle est conservé dans l’adresse de la page, ce qui vous permet de partager un lien filtré avec un collègue.

Astuce

Basculez entre la vue Cartes et la vue Tableau selon votre préférence, en utilisant les icônes en haut de la liste.

Créer une campagne

1. Cliquez sur le bouton Nouvelle campagne en haut à droite.
2. Suivez l’assistant de création en plusieurs étapes :
   • Choisissez le type de campagne (nouvelle inscription ou réinscription).
   • Sélectionnez l’année scolaire cible.
   • Définissez les dates d’ouverture et de fermeture.
   • Choisissez les cycles et niveaux concernés.
   • Sélectionnez les classes disponibles.
3. Cliquez sur Créer pour enregistrer la campagne en mode brouillon.

Note

Vous pouvez dupliquer une campagne existante pour gagner du temps. L’assistant pré-remplit les informations à partir de la campagne source.

Gérer le cycle de vie d’une campagne

Depuis la page de détail d’une campagne, vous disposez de plusieurs actions selon son statut :

• Lancer (brouillon vers ouverte) : la campagne devient accessible aux familles. Un aperçu vous est présenté avant le lancement.
• Fermer (ouverte vers fermée) : les nouvelles demandes ne sont plus acceptées.
• Rouvrir (fermée vers ouverte) : vous pouvez définir une nouvelle date de fermeture.
• Terminer (fermée vers terminée) : la campagne est archivée.
• Envoyer un rappel (ouverte) : envoyez une notification aux familles qui n’ont pas encore soumis leur dossier.

Consulter le détail d’une campagne

La page de détail d’une campagne affiche :

• Les statistiques : nombre total de demandes, demandes en attente, acceptées et refusées.
• La chronologie : les événements importants de la campagne (création, lancement, fermeture, etc.).
• Le lien public : pour les campagnes de nouvelle inscription ouvertes, un lien est disponible pour que les familles puissent s’inscrire en ligne.

Depuis cette page, vous accédez aux onglets suivants :

• Vue d’ensemble : récapitulatif et statistiques.
• Demandes : liste de toutes les candidatures reçues.
• Élèves : liste des élèves concernés.
• Relances : historique des rappels envoyés.
• Paramètres : configuration de la campagne.

Traiter les candidatures

L’onglet Demandes affiche toutes les candidatures reçues. Vous pouvez les consulter en mode Liste ou en mode Kanban (organisées par statut).

Pour chaque candidature, les actions suivantes sont disponibles :

1. Consulter le détail de la candidature : cliquez sur une ligne pour ouvrir la page complète du dossier avec toutes les informations (élève, parents, documents joints, frais, historique des échanges, compte parent rattaché).
2. Accepter la candidature : l’élève est inscrit dans la classe choisie. Le compte du parent qui a déposé la candidature reçoit automatiquement le rôle Parent sur votre établissement, et l’enfant apparaît dans son espace dès la prochaine connexion.
3. Refuser la candidature : vous indiquez le motif du refus, qui est transmis à la famille via une notification dans son espace Mes candidatures et par e-mail.

Utilisez les filtres par statut et la recherche par nom pour retrouver rapidement un dossier. Vous pouvez également filtrer par compte parent pour regrouper toutes les candidatures déposées par la même famille (frères et sœurs, par exemple).

Astuce

Comme la candidature est associée au compte du parent dès la soumission, l’historique des échanges, les pièces jointes et les paiements restent attachés à ce compte de manière permanente. Si la famille a déjà un autre enfant inscrit dans votre établissement, les deux dossiers cohabitent dans le même espace parent.

Astuce

La page de détail d’une candidature s’affiche en plein écran pour vous permettre de consulter toutes les informations sans quitter le contexte. Utilisez le bouton Retour pour revenir à la liste.

Suivre les frais d’inscription

Pour chaque candidature, vous pouvez suivre l’état des frais d’inscription (dossier, acompte, etc.) :

• Statut du paiement : en attente, payé, remboursé.
• Confirmation manuelle : si vous recevez un paiement hors ligne (chèque, virement), vous pouvez confirmer manuellement la réception depuis la fiche de candidature.

Statistiques d’inscription

Accédez à la page Statistiques depuis le menu des inscriptions pour obtenir une vue chiffrée de vos campagnes : nombre de demandes par statut, taux d’acceptation et évolution dans le temps.

Configuration de l’inscription en ligne

La page Configuration vous permet de paramétrer le processus d’inscription en ligne :

• Activer ou désactiver les inscriptions en ligne.
• Configurer les notifications par e-mail envoyées aux familles.
• Personnaliser les formulaires pour chaque étape de l’inscription (informations élève, informations parent, informations complémentaires).
• Prévisualiser le parcours d’inscription tel qu’il sera présenté aux familles.

Attention

Vérifiez attentivement les formulaires avant de lancer une campagne. Une fois la campagne ouverte, les modifications de formulaire s’appliquent aux nouvelles demandes uniquement.