Facturation
La page de facturation vous permet de créer, suivre et gérer les factures émises aux familles. Chaque facture suit un cycle de vie précis, du brouillon à la validation, en passant par le suivi des paiements.
Consulter la liste des factures
Section intitulée « Consulter la liste des factures »Le tableau affiche l’ensemble des factures avec les colonnes suivantes :
- Numéro : identifiant unique de la facture.
- Famille : nom de la famille concernée.
- Date : date d’émission.
- Échéance : date de paiement attendue.
- Statut : Brouillon, Validée, Payée, Annulée.
- Montant TTC : montant total de la facture.
- Reste dû : montant restant à régler.
Utilisez la barre de recherche pour filtrer par numéro ou nom de famille. Les résultats sont triés par date décroissante et paginés par groupes de 20.
Créer une facture
Section intitulée « Créer une facture »
- Cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite.
- Sélectionnez la famille et l’élève concerné.
- Renseignez la date de facturation et la date d’échéance.
- Ajoutez une ou plusieurs lignes de facture avec la désignation, la quantité, le prix unitaire et le taux de TVA.
- Cliquez sur Enregistrer.
La facture est créée en statut Brouillon. Vous pouvez la modifier librement tant qu’elle n’est pas validée.
Cycle de vie d’une facture
Section intitulée « Cycle de vie d’une facture »Les factures passent par les statuts suivants :
| Statut | Description |
|---|---|
| Brouillon | Facture en cours de rédaction. Modifiable et supprimable. |
| Validée | Facture finalisée avec numéro définitif. Non modifiable. |
| Payée | Paiement intégralement reçu. |
| Annulée | Facture annulée avec motif obligatoire. |
Valider une facture
Section intitulée « Valider une facture »- Repérez la facture en statut Brouillon dans le tableau.
- Cliquez sur le bouton Valider (icône coche verte).
- Confirmez la validation dans la boîte de dialogue.
La validation attribue un numéro de facture définitif. La facture devient alors téléchargeable en PDF.
Télécharger une facture en PDF
Section intitulée « Télécharger une facture en PDF »Les factures validées peuvent être téléchargées au format PDF. Le document généré est conforme à la réglementation française et contient :
- Les coordonnées de l’établissement et de la famille.
- Le détail des lignes (désignation, quantité, prix unitaire, TVA).
- Le montant total HT, la TVA et le montant TTC.
- Les mentions légales obligatoires (conditions de paiement, pénalités de retard, etc.).
Annuler une facture
Section intitulée « Annuler une facture »- Ouvrez le détail de la facture validée.
- Cliquez sur Annuler.
- Saisissez un motif d’annulation obligatoire.
- Confirmez l’annulation.
Dupliquer une facture
Section intitulée « Dupliquer une facture »- Cliquez sur le bouton Dupliquer (icône copie) à côté de n’importe quelle facture.
- Une copie en Brouillon est automatiquement créée avec les mêmes lignes et informations.
- Modifiez les éléments nécessaires, puis enregistrez ou validez.
Supprimer une facture
Section intitulée « Supprimer une facture »Seules les factures en statut Brouillon peuvent être supprimées.
- Cliquez sur le bouton Supprimer (icône corbeille).
- Confirmez la suppression dans la boîte de dialogue.
Les factures supprimées sont placées dans une corbeille. Vous pouvez y accéder via le lien Corbeille en haut de la page pour restaurer ou supprimer définitivement.
Corbeille
Section intitulée « Corbeille »La corbeille contient les factures supprimées. Depuis cette page, vous pouvez :
- Restaurer une facture pour la remettre dans la liste active.
- Supprimer définitivement une facture.
Finances et encaissements
Section intitulée « Finances et encaissements »La page Finances donne une vue consolidée des encaissements en ligne reçus via Stripe Connect. Elle comporte deux onglets :
- Paiements : historique de tous les paiements encaissés avec le montant, la date et la famille concernée.
- Soldes : état des soldes disponibles et en attente de versement vers votre compte bancaire.
Rapprochement bancaire
Section intitulée « Rapprochement bancaire »Si votre établissement utilise le module Banque, la page Trésorerie vous permet de rapprocher les encaissements bancaires avec les factures émises et d’automatiser le lettrage grâce à des règles de rapprochement.