Coffre-fort documentaire RH

Le coffre-fort documentaire RH vous permet de stocker, organiser et partager les documents administratifs de vos collaborateurs en toute sécurité. Chiffrement des données sensibles, traçabilité des accès et conformité RGPD sont au coeur de cette fonctionnalité.

Vue administrateur

La vue administrateur vous donne accès à l’ensemble des documents de tous vos employés.

Statistiques globales

Quatre indicateurs en haut de page résument la situation :

• Total des documents : nombre de documents stockés.
• Stockage utilisé : espace disque consommé.
• Liens de partage actifs : nombre de liens de partage en cours de validité.
• Demandes RGPD en attente : nombre de demandes d’accès ou de suppression à traiter.

Sélectionner un employé

1. Saisissez le nom d’un employé dans le champ Rechercher un employé.
2. Sélectionnez l’employé dans la liste déroulante.
3. Les documents de cet employé s’affichent dans la section en dessous.
4. Cliquez sur la croix pour effacer la sélection et choisir un autre employé.

Filtrer par catégorie

Une fois un employé sélectionné, utilisez le filtre Catégorie pour afficher uniquement certains types de documents :

• Contrat de travail
• Fiche de paie
• Pièce d’identité
• Diplôme / certification
• Justificatif de domicile
• Document médical
• Document disciplinaire
• Formation
• Autre

Consulter un document

1. Cliquez sur Consulter dans la ligne du document.
2. Pour les documents sensibles (médicaux, disciplinaires), une fenêtre vous demande de justifier votre accès. Saisissez le motif de consultation et confirmez.

Note

Chaque consultation d’un document sensible est enregistrée dans le journal d’audit pour assurer la conformité RGPD et répondre à d’éventuelles demandes de vérification.

Importer un document

1. Cliquez sur le bouton Importer un document en haut à droite.
2. Dans la fenêtre d’import :
   • Sélectionnez le fichier depuis votre ordinateur.
   • Renseignez le titre et la description.
   • Choisissez la catégorie du document.
3. Cliquez sur Importer. L’employé concerné est automatiquement notifié.

Télécharger un document

Cliquez sur l’icône de téléchargement dans la ligne du document pour le sauvegarder sur votre ordinateur.

Partager un document

1. Cliquez sur Partager dans la ligne du document.
2. Un lien de partage sécurisé est généré avec une durée de validité limitée.
3. La section Liens de partage affiche tous les liens actifs pour ce document.
4. Vous pouvez révoquer un lien à tout moment pour couper immédiatement l’accès.

Supprimer un document

1. Cliquez sur l’icône de suppression.
2. Confirmez la suppression dans la boîte de dialogue.

Attention

La suppression d’un document est définitive. Vérifiez que vous respectez les durées légales de conservation avant de supprimer un document (5 ans pour les bulletins de paie, 2 ans pour les contrats après la fin).

Vue employé (Mes documents)

Chaque employé peut accéder à ses propres documents depuis son portail personnel.

Accès rapide

Des tuiles d’accès rapide en haut de page affichent le nombre de documents par catégorie. Cliquez sur une tuile pour filtrer directement la liste en dessous.

Rechercher et filtrer

1. Utilisez la barre de recherche pour retrouver un document par titre.
2. Le filtre Catégorie affine la liste par type de document.

Importer un document personnel

1. Cliquez sur Importer un document.
2. Sélectionnez le fichier, renseignez le titre, la description et la catégorie.
3. Cliquez sur Importer.

Télécharger ses documents

Cliquez sur l’icône de téléchargement pour sauvegarder un document sur votre appareil.

Droits RGPD

La section Vos droits RGPD en bas de page vous permet d’exercer vos droits de personne concernée :

• Exporter vos données : téléchargez l’ensemble de vos documents et informations personnelles dans une archive.
• Historique des accès : consultez qui a accédé à vos documents et quand.
• Demander la suppression : soumettez une demande de suppression de vos données personnelles, traitée par les responsables RH.

Astuce

Consultez régulièrement votre espace documents pour vérifier que vos informations sont à jour, notamment après un changement d’adresse, un renouvellement de pièce d’identité ou une nouvelle certification.

Politiques de conservation

La page Politiques de conservation définit les durées légales de conservation par type de document. Ces règles déterminent quand un document peut être archivé ou supprimé automatiquement.

1. Accédez à la page depuis le menu du coffre-fort.
2. Consultez la liste des catégories avec leur durée de conservation paramétrée.
3. Modifiez une règle en cliquant sur Modifier si votre politique interne l’exige.

Journal des accès

Le Journal des accès enregistre toutes les consultations de documents RH. Il est accessible aux administrateurs et permet de répondre aux demandes d’audit.

Pour chaque accès, le journal indique :

• La date et l’heure de consultation.
• Le nom de l’utilisateur ayant consulté le document.
• Le document consulté.
• Le motif d’accès (pour les documents sensibles).

Note

Le journal des accès est conforme aux exigences du RGPD en matière de traçabilité des traitements de données personnelles. Il est conservé pendant la durée légale d’archivage.

Tableau de bord RGPD

Le tableau de bord RGPD vous donne une vue consolidée de votre conformité :

• Nombre de demandes d’accès traitées.
• Nombre de demandes de suppression en attente.
• Documents dépassant la durée de conservation légale.
• Statistiques sur les accès aux documents sensibles.

Astuce

Traitez les demandes RGPD dans un délai d’un mois maximum, conformément aux obligations légales. Le tableau de bord met en avant les demandes approchant de cette échéance.